Kennt ihr das? Ihr habt die Übersetzung gemacht und der Kunde ist untergetaucht? Kontaktdaten habt ihr keine.
Oder der Kunde hat den Auftrag erteilt und erkundigt sich schon in zwei Stunden, wann denn die Übersetzung fertig ist. Er wolle doch gleich in 30 Minuten vorbeikommen….
Das muss nicht sein! Mit diesen einfachen Regeln vermeidet man die meisten Probleme, die so in unserem Geschäft auftreten. Sie sind vor allem für Kollegen, die wie ich vorwiegend im Privatkundengeschäft tätig sind, einiges davon ist aber auch für alle anderen relevant.
1) Auftragsbestätigung/Optionen
Bevor man mit der Arbeit beginnt, braucht man eine Auftragsbestätigung. Ich schreibe gleich in mein Angebot, welche Daten ich als Bestätigung brauche. Das sind Anschrift des Kunden, seine Telefonnummer, Schreibweisen der Namen für die Übersetzung (da ich meist in der Sprachkombination Russisch/Deutsch übersetze), Liefertermin (falls relevant).
Bei beglaubigten Übersetzungen frage ich in meiner Angebots-E-Mail, in welcher Form der Kunde die Übersetzung haben will und wie er sie gerne bekommen möchte. Hier kann sich der Kunde zwischen Papierform/Abholung, Papierform/Versand sowie digitaler Ausfertigung mit qualifizierter elektronischer Signatur entscheiden.
2) Liefertermin
Liefertermine gebe ich auf eigene Initiative nicht an, bin aber normalerweise so schnell, dass die Kunden angenehm überrascht sind. Meistens steht in meiner Angebots-E-Mail etwas wie: „wenn Sie die Übersetzung bis zu einem bestimmten Termin brauchen, teilen Sie mir das bitte gleich mit“.
Wenn ich nach einem Liefertermin gefragt werde, schreibe ich nicht „morgen abend“, sondern „1 bis 2 Tage ab Auftragsbestätigung“, weil die Aufträge oft auch erst Wochen nach der Anfrage bestätigt werden.
Wenn der Kunde die Übersetzung per Post bekommen möchte, schreibe ich nur, dass ich die Übersetzung bis zu einem bestimmten Datum abschicken werde, da ich keinen Einfluss auf die Arbeitsweise der Post habe und nicht wissen kann, wann die Übersetzung beim Kunden ankommt.
3) Vorauszahlung
Nach einigen unangenehmen Erfahrungen tendiere ich dazu, vor allem bei größeren Aufträgen für Privatkunden auf Vorauszahlung zu bestehen. Manchmal holen die Kunden Übersetzungen selbst ab; in diesem Fall können sie auch bar zahlen, wenn es sich nur um eine oder zwei Urkunden handelt.
4) Prüfung und Freigabe durch Kunden
Bevor ich eine Übersetzung ausdrucke bzw. beglaubige, schicke ich dem Kunden eine elektronische Version zur Prüfung zu. Der Kunde kann dann Fragen stellen und ggfs. seine Korrekturvorschläge einbringen, wenn Bedarf besteht. Die korrigierte Version schicke ich dann dem Kunden nochmal und beglaubige die Übersetzung erst nach endgültiger Freigabe seinerseits.
5) Eilzuschläge
Wenn jemand will, dass eine Übersetzung innerhalb von weniger als 24 Stunden fertig ist, garantiere ich dies nur gegen Aufpreis. Die meisten Eilaufträge stellen sich dann als gar nicht so eilig heraus und man kann wieder richtig priorisieren.
Freue mich auf Eure Anfragen und gemeinsame Projekte!
Lina Berova
Öffentlich bestellte und allgemein beeidigte Dolmetscherin für Russisch
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